Сертифікат 50 грн бонусом при купівлі квітків на івенти МамаМожет
Подарунки від “Мама Может” – івент-агенства для молодих мам разом з дітками. Бронюйте квітки на події у Києві від нашого партнера!
Вміння будувати ефективну комунікацію – запорука успіху вирішення завдань, що об’єднані колективною діяльністю. Висловити коректно та доступно свої думки, вловити суть бесіди, вести переговори, розуміти завдання та цілі партнерів – частина активної соціалізації та професійної взаємодії. Не буде новиною, що в різних колах спілкування прийнято дотримуватись різних форм етикету. В тому числі й етикету ділового спілкування, якщо мова йде про бізнес середовище. Психологія ділового спілкування впливає на рівень субординації, поваги та ефективності кооперації, як партнерів з різних областей, так і в колективі однієї бізнес одиниці.
Сучасний діловий етикет після тотального переходу на віддалену форму роботи по причині пандемії зазнав змін, особливо це стосується форми спілкування. Найбільші зміни відобразились на формі робочої переписки між співробітниками однієї організації чи партнерських компаній на рівні співробітників одного профільного щабля. Правила офісного дрес коду також розмили межі, а стиль спілкування керівництва і підлеглих, що змістилося на рівень онлайн-конференцій та відео колів, також був скоригований обставинами.
Типи ділового спілкування
Основою будь-якої комунікації між людьми є ввічливість, толерантність, повага до співрозмовника і привітність. Окрім цього, кожна компанія має свої чітко визначені і негласні правила комунікації, що є частиною корпоративної культури. Взаємодію можна розділити на очне (особисте) спілкування та переписку.
Типи особистого спілкування:
- Горизонтальний тип спілкування – психологія відносин між рівними за статусом співробітниками в ієрархії компанії або рівними за статусом та функціоналом представниками партнерських компаній
- Вертикальний тип – взаємодія у вигляді настанов керівництва своїм підлеглим
Задача керівництва – створити в колективі комфортну атмосферу, яка сприяє виконанню співробітниками своїх обов’язків та створює їх упевненість у правах та свободах. Саме керівництво задає тон, показуючи коректний стиль спілкування на власному прикладі. Дисципліна стосовно власної поведінки дозволить ефективно керувати підлеглими.
Основні правила ділової взаємодії та спілкування
Переговори в діловому контексті мало відрізняються від сталих законів загального етикету і базуються на дотриманні наступних правил:
- Ввічливість – спосіб уникнути конфліктних ситуацій, який проявляє ділові риси набагато краще, ніж ви самі могли б про них розказати
- Контроль емоцій – можливість уникнути занадто яскравого вираження почуттів та емоцій в бізнесі.
- Пунктуальність – запорука поваги до партнера або колеги
- Виконання обов’язків у визначені строки – гарант відповідальності та вміння тримати слово
- Контроль мови – можливість попередити конфліктні ситуації та ознака професіоналізму. Крім того, відповідно ділового етикету мова повинна бути чистою та грамотною
- Конфіденційність – прояв надійності, викликає бажання продовжити комунікацію
- Зовнішній вигляд – відповідність контексту ситуації чи події, в якій відбувається спілкування
Люди з розвиненим емоційним інтелектом сьогодні вірогідніше займають посади управлінців та керівників, адже володіють здатністю чути співрозмовника, відчувати зміни настрою та емоційного стану, здатні зрозуміти його точку зору і знайти спільні точки в очікуваннях від переговорів, що задовольняють обидві сторони.
Правила ділової переписки
Сфера бізнесу, як частина ділового світу, активно переходить у формат онлайн комунікації. Через імейли укладаються договори, ведуться переговори, узгоджується регламент роботи, пропонуються товари та послуги. Щоб отримати результат за допомогою даного способу спілкування потрібно не забувати про основні правила:
- Пам’ятайте, що імейли можуть набути статусу публічності. Сьогодні імейли мають юридичну силу задля вирішення спорів, тож контролювати те, що написано та відправлено, необхідно
- Прикріпіть додаток одразу перед написанням основного тексту. Не на вашу користь, коли доводиться відправляти забутий додаток до листа слідом.
- Тема листа має бути заповнена та чітко сформульована
- Перевірте список адресатів на відповідність потребі
- Один лист – одне питання і одна тема. На кожну тему, що вирішується за участю адресата, краще створити окрему гілку переписки
- Стислість і конкретність по темі
- Грамотність письма
- Контроль файлів, що прикріплені в додатку
- Швидкість реагування: відповідати на листи краще у виділені періоди, скажімо, тричі на день. Якщо лист з відміткою «терміново», слід обробити інформацію в першу чергу.
- Нетворкінг: взаємодіяти таким чином, щоб залишати зв’язок з контактом. Тут працюють правила: ввічливість, привітність.
Відправку ділових листів краще робити в межах робочого графіку. Навіть, якщо ви засиджуєтесь на роботі, знати іншим це не обов’язково. Вся переписка має вестися з робочого емейлу, а не особистого типу “pupsik88”. Уникайте фамільярності у спілкуванні та всіляких відсилок до жартів і лестощів.
Нова форма міжособистісного спілкування між колегами – робочі чати
Сучасні месенджери Viber, WhatsApp, Telegram дають змогу оперативно обговорити потрібні питання, коли немає змоги зустрітися очно. Одночасно вони стають інструментами ділового спілкування, що дозволяють оперативно ділитися інформацією. Звідси – основні правила:
- Не створюйте зайвого шуму
Продумайте свій текст, щоб в одне повідомлення вмістити потрібну інформацію. Уникайте створення аншлагу в телефоні колег, коли один за одним приходять ваші 10 меседжів
- Робочі чати працюють в робочий час
Поважайте особисте життя колег, піклуйтесь про їх душевний спокій, відмовившись від повідомлень поза робочим графіком або вночі
- Робочі чати ведуться під наглядом керівника
Керівник може не проявляти активність, проте повинен мати доступ до переписки
- Уникайте ставити задачі в чатах, для цього є пошта, CRM-система чи інші опції з даним функціоналом
- Пам’ятайте про конфіденційність
Не потрібно відправляти в месенджери важливі документи, паролі тощо. Саме це може стати порушенням норм інформаційної безпеки
- Уникайте голосових повідомлень. Ніхто не може гарантувати, що голосове повідомлення колега буде мати змогу прослухати одразу
- Не потрібно нехтувати цензурою
Недоречними виглядають неформальні оціночні зауваження чи відповідь на повідомлення, що були адресовані не вам.
Сьогодні сталі рамки ділового спілкування дещо розширили свої межі: більше невимушеності, компенсація невербального контакту за рахунок смайлів та емодзі, передача інформації потоком без синхронізації по часу, тон спілкування став позбавленим строгості. Ці наслідки – результат тотальної діджиталізації бізнесу та переорієнтація більшості підприємств в сторону загальних людських цінностей, як основи корпоративної культури.
Комментарі